Göran Askeljung: This is my private blog and does not necesserily express the views or share the motives of any organisations I work for. All rights reserved © Askeljung 2006

Thursday, June 28, 2007

»Getting Things Done« Eine neue und bessere Zeitmanagementmethode erobert die Welt.

Mehr Effizienz durch bessere Zeitplanung.

Sie verlassen das Büro mit dem Vorhaben, fünf kleine Dinge zu erledigen - ein Rezept beim Apotheker abzuholen, etwas Essen für den Abend einkaufen und, auf dem Weg hinaus, bei Ihrem Kollegen im Erdgeschoß vorbeizuschauen, um zu fragen, was mit der Verabredung nächste Woche ist. So weit alles okay, aber … Auf dem Weg zur Apotheke klingelt das Handy. Ihr Vertriebsmitarbeiter sagt, dass es morgen doch nichts mit dem Termin beim Kunden wird - Termin verschoben auf nächs­ten Mittwoch. Klar, kein Problem. Eigentlich wollen Sie auflegen, aber der Mitarbeiter erzählt noch, wie gut der heutige Termin gelaufen ist. Währenddessen denken Sie nach - was wollte ich noch auf den Weg einkaufen?

Zu viele Aufgaben belasten
Die ganzen Erledigungen, Aufgaben und Informationen wachsen uns schnell über den Kopf - wir brauchen ein neues System zur Selbstorganisation. »Getting Things Done« - oder kurz GTD - ist so ein System. Mehr und mehr Manager schwören mittlerweile auf die Methode. Das von David Allen vor zwanzig Jahren entwickelte Organisationssystem ist deswegen so gut, weil es alles aus dem Kopf rausholt, was Sie sonst im Kopf zu behalten versuchen, und es genau dann wieder in Erinnerung bringt, wenn es gebraucht wird. Die Zeiten sind vorbei, in denen Sie ständig mit Angelegenheiten im Kopf hundertmal am Tag denken mussten: »Nächsten Montag sollte der Bericht fertig sein, und ich muss noch …«

Was unterscheidet GTD von anderen Methoden?
»Die Fähigkeit, in diesen fruchtbaren, aber turbulenten Zeiten erfolgreich, entspannt und souverän zu sein, erfordert neue Wege des Denkens und Arbeitens.“ (David Allen) Herkömmliche Timemanagement-Seminare fokussieren auf besondere Geräte, Software oder Zeitplanungssysteme sowie übergeordnete Resultate und Werte, was sicherlich eine entscheidende Übung ist. Doch das bedeutet nicht, dass weniger zu tun wäre oder weniger Herausforderungen zu bewältigen wären, damit die Arbeit erledigt wird. Im Gegenteil; es erhöht nur den Einsatz in dem Spiel, das weiterhin Tag für Tag gespielt­ werden muss, und erhöht die Arbeitsbelastung.

In unserer neuen Kultur der Wissensarbeit hat bisher noch etwas gefehlt: ein System mit einem in sich stimmigen Satz von Verhaltensweisen und Hilfsmitteln, das auf der Ebene funktioniert, wo die Arbeit wirklich stattfindet. Der Stress, den die meisten Menschen erleben, stammt zum größten Teil aus dem unangemessenen Umgang mit Verpflichtungen, die sie sich auferlegen oder übernehmen. GTD ist eine Methode, die einen besonders hohen Grad an Flexibilität und Freiheit erlaubt. GTD vermittelt eine Praxis des Denkens und Organisierens, die universell und effektiv wirkt, gleichgültig, worauf sie gerichtet wird. Es bleibt jedem überlassen, mit welchen Geräten oder Systemen er die Prinzipien von GTD unterstützend umsetzen möchte.

Keine Prioritäten
Der wichtigste Unterschied zwischen GTD und anderen Selbstorganisationssystemen ist die Konsequenz, mit der der Kopf entleert wird, um Platz für das Wesentliche zu schaffen. Im Gegensatz zu anderen Methoden geht es bei GTD nicht darum, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was wichtiger und weniger wichtig ist. Stattdessen wird folgende Arbeitsweise empfohlen:

  1. Halten Sie die Aktivität oder die Tätigkeit, die Ihre Aufmerksamkeit in jenem Moment beansprucht, schriftlich fest.
  2. Schildern Sie im Anschluss daran in einem einzigen Satz, welches positive Ergebnis Sie sich dafür erwarten.
  3. Notieren Sie die erste physische Handlung, die Ihrer Ansicht nach notwendig ist, um die Angelegenheit voranzubringen.
    Was zuerst nach viel Arbeit aussieht, ist jedoch sehr einfach: Sie denken statt an die Angelegenheit selbst über die damit verbundenen Aktionen nach.

Viel gewonnen

  1. Ihr Verstand kann jetzt die Angelegenheit erst richtig loslassen.
  2. Sie wissen genau, was als Nächstes zu tun ist.
  3. Sie halten diese Aktion in einer Liste mit Erledigungen fest, die sich nach dem Kontext orientiert, in dem sie erledigt werden kann.

Diese nächsten Schritte sind es, die Sie in Ihrem Outlook, Filofax oder eine anderem »Personal Information Management«-System (PIM) verwalten wollen. Dadurch sind Sie erstens in der Lage, Ihre Arbeitssituation zu überblicken, weil Sie zu all Ihren Angelegenheiten genau wissen, welcher Arbeitsumfang damit verbunden ist. Zweitens laufen Sie jetzt nicht mehr Ihren Angelegenheiten nach, sondern sind wirklich der Herr über Ihre Arbeitssituation und können schnell und flexibel auf jede Veränderung reagieren. Und drittens: Ihr Verstand schreibt die Angelegenheit ab, im Wissen, dass sie jetzt gut aufgehoben ist.

Projekte
Sind mehrere Schritte notwendig, um Ihre Angelegenheit zu erledigen? Dann haben Sie es laut David Allen mit einem Projekt zu tun. Ein Projekt ist einfach eine Verkettung von Handlungen, die letztendlich zum gewünschten Ergebnis führt. Auch dafür gibt es in GTD Abhilfe. Projekte können genauso einfach gemanagt werden wie einzelne Schritte. Bei Projekten wird eine übergeordnete Planungsebene eingezogen, von der aus alle weiteren Schritte, Abhängigkeiten, unterstützende Materialen etc. verfolgt werden.

Kontextbezogen arbeiten
Die Flexibilität von GTD beruht großteils auf der Tatsache, dass Handlungen gesteuert werden und dass diese immer im Kontext, in dem sie ausgeführt werden, festgehalten werden. Ein Beispiel: Um den Bericht fertigschreiben zu können, müssen Sie zuerst Daten erheben. Das verlangt nach einer Telefonkonferenz mit dem Controlling, das auf dem Zahlenmaterial sitzt. Was machen wir? Als Erstes setzten wir eine Erinnerungshilfe in die Lis­te »Telefonate«, mit einem Fälligkeitsdatum, das deutlich vor dem Abgabedatum des Berichts liegen sollte.

Die Liste mit Telefonaten kann sowohl berufliche als auch private Telefonate beinhalten. Wichtig ist allein, dass Sie wissen, wie viele Telefonate Sie führen müssen, um täglich Ihre Prioritäten danach neu ordnen zu können. Weitere solche Listen können Erledigungen zu Hause, im Büro, Besprechungen, Einkäufe und vieles andere sein - ganz nach Ihrer Arbeitsumgebung individuell ausgerichtet.

Schnell und leicht zu handhaben
Das Schöne an GTD ist, dass der auslösende Informationsträger sehr oft als Erinnerungshilfe für den nächsten Schritt genutzt werden kann. In Outlook und anderen elektronischen PIM-Systemen können Sie diese Lis­ten als neue Kategorien führen, um darin das Email, das eine neue Aufgabe für mich bedeutet, als Erinnerung abzulegen. Es entsteht also nicht unbedingt ein Mehrbelastung daraus, sondern eine Erleichterung, da ich schneller und effizienter meine Emails nach dem obigen Denkschema abarbeiten kann. Wie GTD in Outlook funktioniert, können Sie auch hier nachlesen.

Aktuelles Kursangebot von immediate effects


Wednesday, June 27, 2007

Just An Online Minute…Pre-iPhone, Mobile Video Still Has Far To Go

This Blog is a comment to Wendy Davis excellent post on Just An Online Minute… Study: Pre-iPhone, Mobile Video Still Has Far To Go

The only way for Mobile Video to develop into a profitable business, is to make consumption free (no charges to data volumes consumed or fees for watching). To get there, better advertising systems has to be developed and location based services thrown in.

I think consumers might want to watch videos mobile if there's an immediate connection to where they are and what they are doing. These are, essentially, the need for a mobile in the first place (I want to be free to take calls anywhere).

The problem has not been solved yet though. Operators have to rethink their game plan for this to happen and this is where Apple and Steve Jobs come in. His is the power to change the current paradigm, as successfully proven at least twice.

The technical challenge is still there though. Google & Co can only deduce what you’re intentions are from analyzing your clickstream. This is an outside-in approach. Imagine you had a system built on a distributed approach instead, analyzing your user behavior inside-out. This data would only belong to you, but also be the reason for reacting to requests from the outside (“Pizza Parlor around the corner”, want to see ad?) to be picked up if it is discernible that the user is actually at that moment looking for a place to eat (“Yes, send ad through”).

eBlizz offers such an approach. The eBlizz SmartClient is an application with a small footprint your run on your device. As devices get ever faster, packed with ever more memory and higher bandwidth connectivity, it is not far away in the future that we will see such developments happen. eBlizz helps the user find his way through the Net by adding a degree of semantic analysis of your clickstream and communication you do over the SmartClient. Thus, the system can serve up better ads in a better context for you, which incidentally, could be location based.

The aim of eBlizz is “to connect anything on the Net that is not connected but belongs together”. You can browse anything on the Net and add it "scrap book style" to a “view” you build yourself. The advantage is that you don't need to download anything. Instead, the client keeps track of where it is and displays the content object on your view. Add to this any content your have locally, comment on it and share it with friends, using P2P or web-share, this approach has a strong workflow enhancing ability that might lead you to scrapping your Email, Browser and IM apps.

Sounds like a deal for iPhone?

Sunday, June 24, 2007

Ripping Up The Rules Of Management

...was an article in Business2.0 recently about diruptive business. That does have some connections to what we do here at eBlizz.
Today, all web2.0 companies are just building on "same old, same old" web centric model. "Hoard content and get users to interact" seems to be the general paradigm.
eBlizz didn’t make it into the article - we're yet too young. What we do though, is to turn the whole Web Experience on its head. That is pretty disruptive for incumbent Web Portal businesses.
Instead of you going to websites, the content will find you. eBlizz has built a generic SmartClient application, which each User can use to build views of content, amassed from anywhere on the Internet and combined with your own local content and annotations etc. These Meshups are then published and shared, in closed groups or public ones. Thus you get a new layer of links and “synapses” laid over otherwise totally disparate content – a new association – that will help other users to find what they’re looking for or want to be entertained about easier.
The cool thing is, that the generic nature of the SmartClient, you can publish anything. Not just videos as Joost is doing, but any combination of videos, pics, documents or even 3D (coming), combined with Social Networking, Forums, Blogs, Wikis etc.
We're currently in closed Beta, and we certainly promise a lot. To make this happen, we do need you and your help in the beta test phase. So join in and sign up today!