"Flexibel und situativ handeln“ Lernen!

In der Artikel "Zu viele Bälle in der Luft" (von Sabine Hildebrandt-Woeckel, 6.Okt 2007) auf FAZ wird das Thema Multitasking sehr gut Behandelt.

"Alles andere als effektiv" schreibt Sie über die Heruasforderungen in unseren Alltag, mit all zu hohe Anforderungen von gleichzeitig ankommende Kommunikation über parallelle Medien umzugehen.

In unseren Alltag dann trotzdem gelassen und souverän Resultate zu erbringen fordert uns sehr stark Heraus. "Flexibel und situativ handeln“ ist die Herausforderung die wir uns dann anlernen müssen, laut Frau Hildebrandt-Woeckel.

Ich kann dem nur zustimmen. Aber, wie geht das dann?

Erstens ist es fast unmöglich alle Aktivitäten die aus unserer Kommunikation im Berufsalltag entsteht aufzufassen und gleichzeitig doch im Kopf zu behalten wenn immer wieder neues dazukommt und wie im Artikel behandelt, vieles auch gleichzeitig geschieht.
Zweitens können wir gar nicht so viel im Kopf halten. Unserem Kurzzeitgedächtnis erlaubt es einfach nicht. Im Schnitt können wir ohne besondere Methoden nur 5 „Elemente“ im Kopf halten. Auch die Zeit ist ein Faktor. Nach 1-2 Minuten haben wir es auch schon alles vergessen.

Also was tun wenn die Telefon klingelt und ein neues Email mit den ominöse “Rote !“ auf dringende Antwort hinweist, Blackberry leuchtet Rot (neue Message) und mich jemanden gleichzeitig Anchattet?

Der Lösung die ich gefunden habe ist ganz Einfach.

1. Nimm immer eine Kurznotiz auf in dem Moment wo die „Erledigung“ gerade eintrifft. Es kann sich dabei auch nur um ein Paar Stützwörter Handeln
2. Mach weiter in dem was du gerade mit gearbeitet hast und vertraue ruhig darauf, dass alsbald du fertig bist, dein Notiz dich wieder zu den offene „Erledigung“ im Gedanken zurückführt.
3. Alsbald du mit dein Aufgabe Fertig bist, schau dir den Notiz ein und überlege Kurz: „Was löst das für ein Handlung oder „nächste Schritt“ für mich aus“?
4. Nachdem du dich für diese nächste Aktivität Entschieden hast, nimm es in deine ToDo Liste auf oder schrieb es in den Kalender hinein.
5. Schau dir jetzt deine ToDo Liste an und Entschiede dich dafür, was in diesem Moment das Wichtigste ist und erledige es.

Hier macht es auch Sinn, die ToDo Liste in Kategorien zu unterteilen, vor allem dann, wenn der Liste mehr als 15-20 Einträge schon haben. Kategorien sind ZB Telefonate, Am PC, Zu Hause, Unterwegs etc. Das vereinfacht das Leben unheimlich, weil jede Kategorie für ein bestimmtes Werkzeug oder Örtlichkeit (oder beides kombiniert) steht.

"Flexibel und situativ handeln" ist was daraus entsteht! Diese Vorgangs weise steht auch voll im Einklang mit David Allen’s Methode „Getting Things Done“ (GTD). Das Buch ist beim Amazon zu finden und ist sehr empfehlenswert. Natürlich kann man das ganze noch um einiges noch Ergänzen, das würde aber die Rahmen hier sprengen.

Ein gute Blog dazu finden Sie hier: http://lebensberatung.blog.de/2007/09/21/endlich_den_kopf_frei_kriegen~3017091

Weiteres bietet das Unternehmen „immediate effects“ das Seminar „Alles erledigt?“ in Deutsch auch an, die der GTD Methodik ganz praktisch nahe vermittelt. Mehr Infos dazu hier: http://www.immediate-effects.com/Training_BusiSim.aspx?language=deu