»Getting Things Done« Eine neue und bessere Zeitmanagementmethode erobert die Welt.

Mehr Effizienz durch bessere Zeitplanung.

Sie verlassen das Büro mit dem Vorhaben, fünf kleine Dinge zu erledigen - ein Rezept beim Apotheker abzuholen, etwas Essen für den Abend einkaufen und, auf dem Weg hinaus, bei Ihrem Kollegen im Erdgeschoß vorbeizuschauen, um zu fragen, was mit der Verabredung nächste Woche ist. So weit alles okay, aber … Auf dem Weg zur Apotheke klingelt das Handy. Ihr Vertriebsmitarbeiter sagt, dass es morgen doch nichts mit dem Termin beim Kunden wird - Termin verschoben auf nächs­ten Mittwoch. Klar, kein Problem. Eigentlich wollen Sie auflegen, aber der Mitarbeiter erzählt noch, wie gut der heutige Termin gelaufen ist. Währenddessen denken Sie nach - was wollte ich noch auf den Weg einkaufen?

Zu viele Aufgaben belasten
Die ganzen Erledigungen, Aufgaben und Informationen wachsen uns schnell über den Kopf - wir brauchen ein neues System zur Selbstorganisation. »Getting Things Done« - oder kurz GTD - ist so ein System. Mehr und mehr Manager schwören mittlerweile auf die Methode. Das von David Allen vor zwanzig Jahren entwickelte Organisationssystem ist deswegen so gut, weil es alles aus dem Kopf rausholt, was Sie sonst im Kopf zu behalten versuchen, und es genau dann wieder in Erinnerung bringt, wenn es gebraucht wird. Die Zeiten sind vorbei, in denen Sie ständig mit Angelegenheiten im Kopf hundertmal am Tag denken mussten: »Nächsten Montag sollte der Bericht fertig sein, und ich muss noch …«

Was unterscheidet GTD von anderen Methoden?
»Die Fähigkeit, in diesen fruchtbaren, aber turbulenten Zeiten erfolgreich, entspannt und souverän zu sein, erfordert neue Wege des Denkens und Arbeitens.“ (David Allen) Herkömmliche Timemanagement-Seminare fokussieren auf besondere Geräte, Software oder Zeitplanungssysteme sowie übergeordnete Resultate und Werte, was sicherlich eine entscheidende Übung ist. Doch das bedeutet nicht, dass weniger zu tun wäre oder weniger Herausforderungen zu bewältigen wären, damit die Arbeit erledigt wird. Im Gegenteil; es erhöht nur den Einsatz in dem Spiel, das weiterhin Tag für Tag gespielt­ werden muss, und erhöht die Arbeitsbelastung.

In unserer neuen Kultur der Wissensarbeit hat bisher noch etwas gefehlt: ein System mit einem in sich stimmigen Satz von Verhaltensweisen und Hilfsmitteln, das auf der Ebene funktioniert, wo die Arbeit wirklich stattfindet. Der Stress, den die meisten Menschen erleben, stammt zum größten Teil aus dem unangemessenen Umgang mit Verpflichtungen, die sie sich auferlegen oder übernehmen. GTD ist eine Methode, die einen besonders hohen Grad an Flexibilität und Freiheit erlaubt. GTD vermittelt eine Praxis des Denkens und Organisierens, die universell und effektiv wirkt, gleichgültig, worauf sie gerichtet wird. Es bleibt jedem überlassen, mit welchen Geräten oder Systemen er die Prinzipien von GTD unterstützend umsetzen möchte.

Keine Prioritäten
Der wichtigste Unterschied zwischen GTD und anderen Selbstorganisationssystemen ist die Konsequenz, mit der der Kopf entleert wird, um Platz für das Wesentliche zu schaffen. Im Gegensatz zu anderen Methoden geht es bei GTD nicht darum, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was wichtiger und weniger wichtig ist. Stattdessen wird folgende Arbeitsweise empfohlen:

1. Halten Sie die Aktivität oder die Tätigkeit, die Ihre Aufmerksamkeit in jenem Moment beansprucht, schriftlich fest.
2. Schildern Sie im Anschluss daran in einem einzigen Satz, welches positive Ergebnis Sie sich dafür erwarten.
3. Notieren Sie die erste physische Handlung, die Ihrer Ansicht nach notwendig ist, um die Angelegenheit voranzubringen.
   Was zuerst nach viel Arbeit aussieht, ist jedoch sehr einfach: Sie denken statt an die Angelegenheit selbst über die damit verbundenen Aktionen nach.

Viel gewonnen

1. Ihr Verstand kann jetzt die Angelegenheit erst richtig loslassen.
2. Sie wissen genau, was als Nächstes zu tun ist.
3. Sie halten diese Aktion in einer Liste mit Erledigungen fest, die sich nach dem Kontext orientiert, in dem sie erledigt werden kann.

Diese nächsten Schritte sind es, die Sie in Ihrem Outlook, Filofax oder eine anderem »Personal Information Management«-System (PIM) verwalten wollen. Dadurch sind Sie erstens in der Lage, Ihre Arbeitssituation zu überblicken, weil Sie zu all Ihren Angelegenheiten genau wissen, welcher Arbeitsumfang damit verbunden ist. Zweitens laufen Sie jetzt nicht mehr Ihren Angelegenheiten nach, sondern sind wirklich der Herr über Ihre Arbeitssituation und können schnell und flexibel auf jede Veränderung reagieren. Und drittens: Ihr Verstand schreibt die Angelegenheit ab, im Wissen, dass sie jetzt gut aufgehoben ist.

Projekte
Sind mehrere Schritte notwendig, um Ihre Angelegenheit zu erledigen? Dann haben Sie es laut David Allen mit einem Projekt zu tun. Ein Projekt ist einfach eine Verkettung von Handlungen, die letztendlich zum gewünschten Ergebnis führt. Auch dafür gibt es in GTD Abhilfe. Projekte können genauso einfach gemanagt werden wie einzelne Schritte. Bei Projekten wird eine übergeordnete Planungsebene eingezogen, von der aus alle weiteren Schritte, Abhängigkeiten, unterstützende Materialen etc. verfolgt werden.

Kontextbezogen arbeiten
Die Flexibilität von GTD beruht großteils auf der Tatsache, dass Handlungen gesteuert werden und dass diese immer im Kontext, in dem sie ausgeführt werden, festgehalten werden. Ein Beispiel: Um den Bericht fertigschreiben zu können, müssen Sie zuerst Daten erheben. Das verlangt nach einer Telefonkonferenz mit dem Controlling, das auf dem Zahlenmaterial sitzt. Was machen wir? Als Erstes setzten wir eine Erinnerungshilfe in die Lis­te »Telefonate«, mit einem Fälligkeitsdatum, das deutlich vor dem Abgabedatum des Berichts liegen sollte.

Die Liste mit Telefonaten kann sowohl berufliche als auch private Telefonate beinhalten. Wichtig ist allein, dass Sie wissen, wie viele Telefonate Sie führen müssen, um täglich Ihre Prioritäten danach neu ordnen zu können. Weitere solche Listen können Erledigungen zu Hause, im Büro, Besprechungen, Einkäufe und vieles andere sein - ganz nach Ihrer Arbeitsumgebung individuell ausgerichtet.

Schnell und leicht zu handhaben
Das Schöne an GTD ist, dass der auslösende Informationsträger sehr oft als Erinnerungshilfe für den nächsten Schritt genutzt werden kann. In Outlook und anderen elektronischen PIM-Systemen können Sie diese Lis­ten als neue Kategorien führen, um darin das Email, das eine neue Aufgabe für mich bedeutet, als Erinnerung abzulegen. Es entsteht also nicht unbedingt ein Mehrbelastung daraus, sondern eine Erleichterung, da ich schneller und effizienter meine Emails nach dem obigen Denkschema abarbeiten kann. Wie GTD in Outlook funktioniert, können Sie auch hier nachlesen.

Aktuelles Kursangebot von immediate effects

Just An Online Minute…Pre-iPhone, Mobile Video Still Has Far To Go

This Blog is a comment to Wendy Davis excellent post on Just An Online Minute… Study: Pre-iPhone, Mobile Video Still Has Far To Go

The only way for Mobile Video to develop into a profitable business, is to make consumption free (no charges to data volumes consumed or fees for watching). To get there, better advertising systems has to be developed and location based services thrown in.

I think consumers might want to watch videos mobile if there's an immediate connection to where they are and what they are doing. These are, essentially, the need for a mobile in the first place (I want to be free to take calls anywhere).

The problem has not been solved yet though. Operators have to rethink their game plan for this to happen and this is where Apple and Steve Jobs come in. His is the power to change the current paradigm, as successfully proven at least twice.

The technical challenge is still there though. Google & Co can only deduce what you’re intentions are from analyzing your clickstream. This is an outside-in approach. Imagine you had a system built on a distributed approach instead, analyzing your user behavior inside-out. This data would only belong to you, but also be the reason for reacting to requests from the outside (“Pizza Parlor around the corner”, want to see ad?) to be picked up if it is discernible that the user is actually at that moment looking for a place to eat (“Yes, send ad through”).

eBlizz offers such an approach. The eBlizz SmartClient is an application with a small footprint your run on your device. As devices get ever faster, packed with ever more memory and higher bandwidth connectivity, it is not far away in the future that we will see such developments happen. eBlizz helps the user find his way through the Net by adding a degree of semantic analysis of your clickstream and communication you do over the SmartClient. Thus, the system can serve up better ads in a better context for you, which incidentally, could be location based.

The aim of eBlizz is “to connect anything on the Net that is not connected but belongs together”. You can browse anything on the Net and add it "scrap book style" to a “view” you build yourself. The advantage is that you don't need to download anything. Instead, the client keeps track of where it is and displays the content object on your view. Add to this any content your have locally, comment on it and share it with friends, using P2P or web-share, this approach has a strong workflow enhancing ability that might lead you to scrapping your Email, Browser and IM apps.

Sounds like a deal for iPhone?

Ripping Up The Rules Of Management

...was an article in Business2.0 recently about diruptive business. That does have some connections to what we do here at eBlizz.
Today, all web2.0 companies are just building on "same old, same old" web centric model. "Hoard content and get users to interact" seems to be the general paradigm.
eBlizz didn’t make it into the article - we're yet too young. What we do though, is to turn the whole Web Experience on its head. That is pretty disruptive for incumbent Web Portal businesses.
Instead of you going to websites, the content will find you. eBlizz has built a generic SmartClient application, which each User can use to build views of content, amassed from anywhere on the Internet and combined with your own local content and annotations etc. These Meshups are then published and shared, in closed groups or public ones. Thus you get a new layer of links and “synapses” laid over otherwise totally disparate content – a new association – that will help other users to find what they’re looking for or want to be entertained about easier.
The cool thing is, that the generic nature of the SmartClient, you can publish anything. Not just videos as Joost is doing, but any combination of videos, pics, documents or even 3D (coming), combined with Social Networking, Forums, Blogs, Wikis etc.
We're currently in closed Beta, and we certainly promise a lot. To make this happen, we do need you and your help in the beta test phase. So join in and sign up today!

Naked CEO on Wired

I just love the way the web creates a basis for "walking the talk" on corporate leadership and ethnic business practices. Whatever you do and how you behave; it will sooner or later all end up in the greatest reputation network online: Google.

Wired has a great cover story on transparency in business and business communications in edition 15.04. The story does not just talk about the mistakes you should avoid, like the story about Dell and their long journey to put things straight and Flogging*, but also shows the true advantage of collaboration with your audience, customers and partners that now is possible through honest and authentic openness and behavior – and if you dare to reach out!
The article is a great source of understanding for anyone who wants to get the grips on the blogosphere and what it means to be a “straight corporate shooter”.

*people being paid to post about a product, service or agenda on blogs

By Göran Askeljung

04/26/2007

the next big thing

The next big thing on the Internet won't be anything we associated with the web as such, nor based on anything utilizing a browser to interact with. No, the next big thing will the aggregation of services and content embedded in devices, with a native graphical user interface (GUI) or application that can handle all things you - the consumer - wants in one place.

Think about it: Today we look through a window into a big shop (browser/website) where goodies are on display. It might be a small shop like the grocery around the corner or a big mall like MSN or any other portal. It might even be specialized service shop where you get a quick answer to where the shops are you need or who can help you with a certain service.

Now think about Pizza delivery: You sit at home and call up the service and ask them to deliver to your home, office or wherever you are. Or like the well designed and perfectly easy to use IKEA catalogue. You'll find what you need really fast, because it's presented in a concise, compiled way.
This is more like service/streaming, whereas streaming is not the right word - let's call it blizzing instead. Blizzing is where services and goodies are pushed to your lap, so you won’t have to window-shop but rather just pick up the phone and order Nr 19 with extra anchovies or the Billy shelf- both delivered to your home.

Now take a leap...and imagine an application sitting on your device (PC, SmartPhone...) which would pull together all what is available within a certain area - like fashion - off of the web and compile it for you in a "Universe". Instead of searching for the new cool Nike shoe, you would easily zap your way into the Fashion Universe and find the product you're looking for, with links to the shops where it's available.
Next to it, you would see what other people thought about the shoe, the shop, the brand and be able to see the ads and find out more about the cool new T-Shirts that you might purchase at a discount together with the shoe.

Content and services would be pushed to the user for consumption, depending on what preferences he has and always be present allowing for zapping for new experiences too.

Brand Universes is the better way to present content and “advir-tainment” to an audience than the model Google and others apply to the web at the moment.
Think about it: A user hangs out in a brand universe and socialize a bit with friends, chat about the products and even add his own content to the universe he’s in. The sum of all interaction within these universes is much bigger than the content originally put in. Any advir-tainment offered would be appreciated on the basis of referral, by known or unknown participants in such a system.

I see blizzing as the next big thing. Why spend money on building shops people will walk by, when direct marketing and referrals work so much better? This has not hit home yet, but the technology is now here to make this happen.
It won’t be another web2.0 site though. It won’ even be a website. It will be a strong desktop application though, utilizing peer-to-peer technology and on-the-edge architecture to connect millions of users and content/service providers together; more like a new Medium really.

The true genius of web2.0 is not any technology we have seen yet – there hasn’t been any really – but the fact that if you give people the power to do things themselves, then wonders might happen.
Hence blizzing will be bigger than Google, Microsoft, eBay and Amazon together. These companies only offer a shop to buy goodies in, whereas th eBlizz guys will own the phone company you place your orders and communicate through. Who do you think will be the winner?



By Göran Askeljung
04/24/2007


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Social Networking growth and the missing bits

Are SN growing as a result of Broadband access and Mobile-, Tele-, and e-Working?


Now we know: A recent investigation over the "future of the Teleworking" in Great Britain, Germany and France, prophesies a dramatic boom of teleworking. In only 15 years numbers will grow twelvefold. The SI project of the European Union concluded there was approximately ten million Teleworkers in the EU in 2002 - which corresponds roughly to 13 percent of the workforce. So how many Teleworkers will we have in 15 years... ?(Numbers from the German Der Spiegel here: http://www.spiegel.de/wirtschaft/0,1518,395489,00.html)

The Articel goes into explaining the difference in numbers, but the point is another really: How will we work in the future?

Recent developments in the popularity of Social Networking Sites leads us to safely presume this is not a coincident. Online access and broadband growth, globalisation and increased competition, are some major factors involved in driving the need people has to interact over the internet, as life-time jobs gets rarer and portfolio careers develops as a mean for survival.Ecademy has brilliantly shown the way, and delivered what people need to successfully interact online. Other SNS has grown in popularity as they have specialised and niched themselves, sometimes going more for quantity and reach, rather than for quality and depth.

What does the future hold? I believe we will see the need to interact over multiple SNS raise as people want to be part of many sites – indeed I am too – to enhance their exposure in the Market and their “connectiviness”. Thus, there is a need for new types of services, that would enable you not just to synchronise your contacts over multiple SNS with your PIM (ie Outlook etc), but also for CRM and SFA functionality, together with collaboration spaces for people who need to work or want to share information together.

I would love to see a service that would automatically analyze on what SNS all my contacts are part of and tell me what information is available on them there. I’d like to have an already filled CRM system with those contacts, automatically having analyzed who is working in what organisation and proposed accounts for me. Or think about Peer-to-Peer capabilities and collaboration spaces: Click on two contacts you would like to share information with and instantly a link is sent over Email to them, showing documents and pictures from our last meeting available in a common protected area.

All kind of specialized services pop up these days: We have a Plaxo for keeping our Contacts synchronized and use Spoke or JigSaw for researching prospective clients` maybe, but where are the services I need when PM isn’t enough to be an effective Teleworker outside any one company but interacting with many?